FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO
¿QUE ES UN PRESUPUESTO?
Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que necesita
gastarse para conseguir tus actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita generarse
para cubrir los costes de finalizacion del trabajo (ingresos). Consiste en una estimación o en
conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en términos monetarios para realizar
tu trabajo.
Un presupuesto no es:
- Inamovible: cuando sea necesario, un presupuesto puede cambiarse, siempre que tomes medidas para tratar las consecuencias del cambio. Así, por ejemplo, si has presupuestado diez nuevos ordenadores pero descubres que realmente lo que necesitas es un generador, entonces podrías comprar menos ordenadores y adquirir el generador.
- Solo un requerimiento administrativo y financiero de los donantes: el presupuesto no debería formar parte de una propuesta financiera y luego desestimada y olvidada a la hora de realizar un informe financiero para los donantes; es una herramienta viviente que se debe consultar en el trabajo diario, comprobar mensualmente, controlar constantemente y usar con creatividad.
La elaboración de un presupuesto es una tarea difícil y responsable. La capacidad de tu
organización para conseguir lo que había planificado y para sobrevivir económicamente,
depende del proceso presupuestario. Quienquiera que elabore el presupuesto debe:
- Comprender los valores, estrategia y planes de la organización o proyecto;
- Comprender el significado de rentabilidad y coste-eficiente;
- Comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos.
LOS PLANES OPERACIONALES
Los también conocidos planes de acción o planes empresariales constituyen los planes para el
trabajo real. En un ciclo normal de planificación, la organización o proyecto empezar· con un
proceso de planificación estratégica, donde se estudia el problema que necesita tratarse y el
papel especifico de tu organización o proyecto para abordarlo. Entonces, esto se relaciona con
las actividades reales que se tiene que emprender para lograr el impacto planificado. De este
modo se constituye el plan operacional, que mas tarde ha de ser presupuestado. No se puede
preparar un presupuesto hasta que sepas lo que estas planificando, pues tan solo se incurrir·
en gastos operacionales cuando hagas el trabajo real. También se conocen como costes directos.
CÁLCULO DE COSTOS
El cálculo de costos te ayudar· a determinar de manera realista lo que te costar· poner en
práctica tu plan operacional.
Cuando lleves a cabo tus planes, necesitaras utilizar una amplia serie de aportaciones. Estas
aportaciones incluyen a personas, información, equipamiento y destrezas. La mayoría de ellas
implicaran un coste añadido, que es el que ha de ser calculado para desarrollar un
presupuesto. Un cálculo meticuloso de estos costes ayuda de la siguiente manera:
- Te ayuda a desarrollar un presupuesto preciso; y
- Te ayuda a seguir y controlar el coste real resultante de las actividades.
DIRECTRICES PRESUPUESTARIAS
Aunque la elaboración del presupuesto depende en cierta manera de las particularidades de tu
organización, hay ciertas directrices que se pueden aplicar transversalmente en proyectos y
organizaciones.
TIPOS DE PRESUPUESTOS
Además de tu presupuesto de trabajo principalía que esperas generar o recaudar de
manera realista y cómo se gastarnos puedes tener opciones presupuestarias que
tengan en cuenta posibles condicionantes. Estos presupuestos con condicionantes te permiten
estar preparado para lo inesperado, ya sea bueno o malo. Entre este tipo de presupuestos se
podrían incluir:
- Un presupuesto de supervivencia: el mínimo necesario para que la organización o proyecto sobreviva y tenga un funcionamiento útil.
- Un presupuesto garantizado: se basa en los ingresos garantizados en el momento en el que se planifica el presupuesto. Con frecuencia las garantías se encuentran a modo de promesas por parte de los donantes. Sin embargo, las situaciones inesperadas, como las donaciones que llegan demasiado tarde, pueden obligar a que retomes tu presupuesto de supervivencia.
- Un presupuesto Óptimo: cubre lo que te gustaría hacer en caso de que recaudaras dinero extra. Una vez que este dinero extra se recibe o promete, pasa a formar parte de tu presupuesto de trabajo.
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